Warszawa, 12.03.2022 r

Dane Zamawiającego:

Fundacja Pociechom, Wybrzeże Puckie 2, 03-301 Warszawa

ZAPYTANIE OFERTOWE NR 01/2022

W związku z realizacją przez Zamawiającego projektu pn. Szansa na niezależność – kompleksowe wspomaganie rozwoju osób z niepełnosprawnością, w ramach art. 36 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych realizowanego w ramach Konkursu 1/2021, zwracamy się z prośbą o przedstawienie oferty na niżej opisany przedmiot zamówienia.

Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest dostarczanie Zamawiającemu pasz dla 8 koni i 4 alpak biorących udział w realizacji projektu oraz jednoczesne odbieranie nieczystości stałych powstających w trakcie bytowania tychże zwierząt w ośrodku Zamawiającego według ustalonego harmonogramu w odstępach ok. 1-miesięcznych. Pasza zostaje określona co do rodzaju: siano, słoma, owies, warzywa oraz co do ilości: w ilości wystarczającej dla wyżywienia ww. zwierząt  przez cały okres trwania projektu, tj. od 1.04.2022 do 31.03.2025. Każdorazowe zamówienie obejmować będzie określone rodzaje pasz w zależności od bieżącego zapotrzebowania i składane będzie telefonicznie lub mailowo. 

• Dostarczana pasza powinna być dobrej jakości oraz wolna od zanieczyszczeń. Siano i słoma powinny być związane w kostki, owies powinien być spakowany w worki.

• Termin realizacji zamówienia (rozumiany, jako data dostawy do siedziby Zamawiającego):  od 01.04.2022 do 31.03.2025. wg ustalonego harmonogramu.
• Podpisanie umowy nastąpi w terminie siedmiu dni roboczych od zakończenia postępowania ofertowego.
• Płatności będą następowały po dostarczeniu towaru do siedziby Zamawiającego i doręczeniu faktury. Zamawiający dopuszcza wpłacenie 20% zaliczki przy składaniu zamówienia.
• Ustalone w zapytaniu ofertowym ceny powinny pozostać  niezmienne w czasie związania umową. W szczególnie uzasadnionych wypadkach możliwa jest zmiana cen, jednakże po zaakceptowaniu ich przez Zamawiającego.

Kod przedmiotu zamówienia wg CPV:

03114000-3 Słoma i siano

03200000-3 Zboża, ziemniaki, warzywa, owoce i orzechy

90510000-5 Usuwanie i obróbka odpadów

Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków.

Zamawiający odstępuje od stawiania warunków udziału w postępowaniu.

Kryteria oceny ofert

Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria:

• cena brutto – 50%

• kompleksowość – 40%

• lokalizacja – 10%

Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny:

Ocena ofert odbędzie się poprzez zastosowanie jednolitych, niżej opisanych kryteriów oceny:

1) Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów (max: 100 pkt).

2) W przypadku uzyskania takiej samej liczby punktów o wyborze decyduje niższa cena.

3) Jeżeli Oferent, którego oferta zostanie wybrana, jako najkorzystniejsza, odmówi zawarcia umowy z Zamawiającym (realizacji zamówienia), Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny.

1. Wyniki postępowania zostaną upublicznione na stronie internetowej Zamawiającego (https://www.pociechom.org/)

• Warunki składania ofert

Oferent powinien złożyć ofertę na formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.

Złożona oferta zawierać musi:

1. Pieczątkę firmową oferenta (jeśli posiada),
2. Datę ważności oferty,
3. Adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP/PESEL,
4. Podpis oferenta (czytelny lub nieczytelny z pieczątką imienną),
5. Cenę netto i brutto (w walucie PLN) wykonania przedmiotu zamówienia, na którą Oferent składa ofertę. Podana cena powinna dotyczyć 1 tony każdej ze składowych zapytania. Cena musi zawierać koszt dostawy do siedziby Zamawiającego.
6. Terminowość dostaw pasz i odbioru nieczystości – oznacza tutaj zobowiązanie oferenta do gotowości świadczenia powyższych usług w odstępach około 1 – miesięcznych zgodnie z ustalonym harmonogramem.
7. Termin płatności.

Oferta może być przekazana na adres e-mail: fundacja@pociechom.org.pl, złożona osobiście w siedzibie Zamawiającego lub drogą pocztową na adres: Fundacja Pociechom ul. Wybrzeże Puckie 2, 03-301 Warszawa (liczy się data stempla pocztowego).

• Termin składania ofert upływa w dniu:  28.03.2022 r.
• Nie będą rozpatrywane oferty: niezgodne z opisem przedmiotu zamówienia, wariantowe, złożone przez podmiot niespełniający warunków udziału w postępowaniu, złożone przez podmiot podlegający wykluczeniu, złożone po terminie przyjmowania ofert, niezłożone na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej umowy.

• Wymagany okres ważności oferty: 30 dni.
• Dokumenty złożone w języku obcym należy złożyć wraz z ich tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Oferenta.
• Oferta powinna być jednoznaczna, tzn. sporządzona bez dopisków, wariantów, skreśleń i poprawek. Jakakolwiek ingerencja w treść formularza ofertowego zmieniająca znaczenie użytych w nim sformułowań spowoduje odrzucenie oferty.
• Zamawiający ma prawo wglądu do dokumentów potwierdzających prawdziwość danych zawartych w ofercie, a Oferent ma obowiązek takie dokumenty przedstawić do wglądu na wezwanie Zamawiającego.

Klauzula bezstronności

Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo i kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

• uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
• posiadaniu, co najmniej 10 % udziałów lub akcji,
• pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
• pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

VII. Określenie warunków zmian umowy zawartej z wykonawcą wybranym w ramach niniejszego zapytania:

1. Zakazuje się istotnych zmian postanowień Umowy w stosunku do treści Oferty.
2. Zmiana Umowy wymaga podpisania aneksu przez Strony. 
3. Wprowadzanie zmian do Umowy po jej zawarciu jest dopuszczalne w szczególności w następujących przypadkach:
4. jeśli się to okaże konieczne ze względu na zmianę przepisów powszechnie obowiązującego prawa po zawarciu Umowy, w zakresie niezbędnym do dostosowania Umowy do zmian przepisów powszechnie obowiązującego prawa;
5. zmiana umownego terminu wykonania Umowy w związku z pojawieniem się okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy;
6. zmiana umownego terminu wykonania Umowy z powodu przestojów i opóźnień zawinionych przez Zamawiającego, mających bezpośredni wpływ na terminowość wykonania przedmiotu zamówienia – maksymalnie o okres przestojów i opóźnień;
7. zmiana umownego terminu wykonania Umowy z powodu działania siły wyższej, mającej bezpośredni wpływ na terminowość wykonania przedmiotu zamówienia – maksymalnie o czas jej występowania;
8. zmiana umownego terminu wykonania Umowy na skutek działania organów administracji, a w szczególności odmowy lub opóźnienia wydania przez organy administracji lub inne podmioty wymaganych decyzji, zezwoleń, uzgodnień, z przyczyn niezawinionych przez Wykonawcę;
9. zmiana umownego terminu wykonania Umowy w związku z koniecznością zakończenia zadania w danym roku budżetowym;
10. jeżeli zmiana istotnych postanowień umowy jest korzystna dla Zamawiającego i nie była możliwa do przewidzenia na etapie podpisywania umowy.
11. Zmiany do Umowy mogą nastąpić na pisemny wniosek Zamawiającego lub Wykonawcy i będą mogły być wprowadzone za zgodą Stron.

VIII. Postanowienia końcowe

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do modyfikacji treści niniejszego ogłoszenia ofertowego. Modyfikacja może mieć miejsce w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert.
2. W przypadku wprowadzenia modyfikacji, o której mowa powyżej, informacja zostanie niezwłocznie zamieszczona na stronie internetowej: https://www.pociechom.org

Dodatkowo w przypadku istotnej zmiany treści ogłoszenia Zamawiający przedłuży termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofercie.

1. Zamówienie będzie realizowane w oparciu o umowę zawartą w formie pisemnej między Zamawiającym, a wybranym Wykonawcą. Decyzją Zamawiającego zamówienie może zostać zrealizowane w oparciu o pisemne zlecenie, bez zawierania umowy w formie pisemnej. Wzór umowy stanowi załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. Złożenie oferty w ramach zapytania ofertowego oznacza akceptację treści wzoru umowy.
2. Zamawiający, bez konsekwencji finansowych wobec oferentów, może unieważnić i nie rozstrzygnąć postępowania ofertowego w całości lub w części na każdym jego etapie.
3. Zamawiający może wezwać w wyznaczonym przez siebie terminie do złożenia wyjaśnień dotyczących dokumentów załączonych do Oferty lub do uzupełnienia oferty.
4. Koszty związane z przygotowaniem Oferty ponosi Wykonawca składający ofertę.
5. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego (informacji udziela Piotr Kołodziej, mail: fundacja@pociechom.org.pl, tel. 604 274 868) w formie pisemnej o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego. Pytania można przesyłać do trzech dni roboczych przed zakończeniem okresu składania ofert. Pytania przesłane po tym terminie pozostaną bez odpowiedzi. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zostaną zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego.
6. Ze względu na mogące wystąpić kłopoty techniczne z docieraniem maili z niektórych adresów z powodów niezależnych od serwera pocztowego Fundacji Pociechom (np. korzystanie z serwera, z którego jest rozsyłany spam) będziemy potwierdzać otrzymanie e-maila w ciągu do 5 godzin od jego otrzymania, z wyjątkiem maili otrzymanych po godz. 17: 00, które będą potwierdzane następnego dnia roboczego do godz., 10: 00. Jeżeli wysyłający nie otrzyma potwierdzenia, prosimy o kontakt telefoniczny celem wyjaśnienia lub przesłanie treści korzystając z innej formy przekazywania informacji. W przypadku nie podjęcia prób wyjaśnienia przez zadającego pytanie/ przesyłającego ofertę itp. pomimo nieotrzymania potwierdzenia, Zamawiający będzie traktował e-mail, jako nieistniejący i nie będzie go uwzględniał w trakcie postępowania.